Ghi chú họp → Việc cần làm trong 5 phút
Họp xong, ai cũng gật đầu.
1 tuần sau, không ai nhớ đã đồng ý gì.
Quen chưa?
Đây là quy trình tôi dùng để giải quyết vấn đề này.
Vấn đề với ghi chú họp truyền thống
- Ghi quá nhiều → không ai đọc
- Ghi quá ít → thiếu ngữ cảnh
- Không có người chịu trách nhiệm → không ai làm
- Không có hạn chót → kéo dài mãi
Quy trình mới
Trong cuộc họp: Ghi nhanh
Tôi chỉ ghi:
- Quyết định đã đưa ra
- Câu hỏi được nêu
- Ai nói sẽ làm gì
Không ghi thảo luận. Chỉ ghi kết quả.
Sau cuộc họp: Xử lý với AI (5 phút)
Ngay sau họp, dán ghi chú vào Claude:
Ghi chú họp thô:
[dán ghi chú nhanh]
Ngữ cảnh:
- Mục đích họp: [gì]
- Người tham dự: [ai]
- Ngày: [khi nào]
Định dạng kết quả:
1. QUYẾT ĐỊNH (những gì đã đồng ý)
2. VIỆC CẦN LÀM (định dạng: [Nhiệm vụ] - [Người phụ trách] - [Hạn chót])
3. CÂU HỎI CÒN MỞ (cần thảo luận thêm)
4. CUỘC HỌP TIẾP THEO (nếu có)
Quy tắc:
- Mỗi việc cần làm phải có người phụ trách cụ thể
- Mỗi việc cần làm phải có hạn chót
- Nếu ghi chú không có hạn chót, đề xuất hạn chót hợp lýNgay lập tức: Gửi tóm tắt
Email/Slack tóm tắt cho người tham dự:
Tiêu đề: Việc cần làm từ [Tên cuộc họp] - [Ngày]
Tóm tắt nhanh:
QUYẾT ĐỊNH:
- [danh sách]
VIỆC CẦN LÀM:
- [Nhiệm vụ] - @[Người phụ trách] - Hạn [Ngày]
- [Nhiệm vụ] - @[Người phụ trách] - Hạn [Ngày]
BƯỚC TIẾP THEO:
- [chuyện gì xảy ra tiếp]
Vui lòng phản hồi nếu thiếu hoặc sai gì.Mẫu cho các loại họp khác nhau
Họp 1-1
Tập trung vào:
- Họ cam kết làm gì
- Tôi cam kết làm gì
- Trở ngại được đề cập
- Ghi chú cá nhân (tâm trạng, lo ngại)Họp khởi động dự án
Tập trung vào:
- Phạm vi đã thống nhất
- Tiến độ đã thống nhất
- Vai trò đã phân công
- Các mốc đầu tiên
- Cờ đỏ rủi roHọp với khách hàng
Tập trung vào:
- Yêu cầu của khách hàng
- Cam kết của chúng tôi
- Giá cả đã thảo luận
- Điểm liên hệ tiếp theo
- Dấu hiệu cảnh báo (nếu có)Công cụ tôi dùng
Ghi âm: Đôi khi ghi âm (được phép) để không bỏ sót chi tiết.
Chuyển lời: Whisper hoặc công cụ chuyển lời tích hợp.
Xử lý: Claude với mẫu trên.
Theo dõi: Việc cần làm vào Notion/Todoist ngay.
Kết quả
- Ghi chú họp từ 30 phút → 5 phút
- Tỷ lệ theo dõi tăng (vì có người chịu trách nhiệm rõ ràng)
- Ít họp hơn (vì kết quả rõ ràng hơn)
Thêm: Chuẩn bị trước cuộc họp
Trước cuộc họp quan trọng:
Tôi sắp có cuộc họp về [chủ đề].
Người tham dự: [danh sách]
Mục tiêu của tôi: [muốn đạt được gì]
Đề xuất:
1. 3 câu hỏi quan trọng tôi nên hỏi
2. Các phản đối có thể và cách xử lý
3. Kết quả lý tưởng của cuộc họp này5 phút chuẩn bị = cuộc họp hiệu quả hơn nhiều.
Quy trình này + các mẫu có trong Tony’s Friends Premium.